“Respekt, wer’s agil macht!“

Getreu dem Motto “Respekt, wer’s selber macht!” der Baumarkt-Handelskette stellte sich toom der Herausforderung einer agilen Transformation mit SAFe® – und setzte dabei unter anderem auf Agile Hive.

Zahlen und Fakten

Die toom Baumarkt GmbH steht für do-it-yourself – mit mehr als 300 Standorten in Deutschland und einem Umsatz von 3,2 Milliarden Euro gehört toom zu den führenden Baumarkt-Handelsketten. Als eine Tochtergesellschaft der REWE Group agiert toom vom Hauptsitz in Köln mit mehr als 18.000 Mitarbeiter*innen.
Beim Atlassian Enterprise Club (AEC) 2021 stellten Christine Heitmann (Team Lead Coaches) und Lukas Landwehr (Lead PO S/4HANA) spannende Einblicke aus der agilen Transformation vor und zeigten auf, wie Agile Hive zum Erfolg beitragen konnte.

Von “Demand and Supply” zu SAFe® – der Start in eine neue Organisation

Das bis zur agilen Transformation eingesetzte Modell “Demand and Supply” war im Vergleich zu agilen Methoden langsam und unbeweglich. An einigen Stellen kam es zu Herausforderungen – Priorisierungen für verschiedene Tasks waren nicht über alle Ebenen synchron und es entstanden vermehrt Konflikte. Diese Aufwände sollten mit der neuen Organisation zumindest verringert, wenn nicht gänzlich eliminiert werden.

Lange Releasezyklen mit der Dauer von bis zu einem Jahr führten dazu, dass der eigentliche Wert des Projekts teilweise erst nach 9 Monaten geschaffen werden konnte – eine iterative Arbeitsweise musste her. Die iterativ-inkrementelle Arbeitsweise, wie sie beispielsweise in Scrum und damit auch in SAFe® eingesetzt wird, verspricht eine Lösung für viele der aufgetretenen Herausforderungen

Methode trifft Tool – SAFe® und Agile Hive

Mitte 2019 startete das Team sich mit einem neuen Organisationsform zu beschäftigen, im April 2020 startete die Organisation in den ersten Sprint. Diese Transformation wurde zu Beginn durch einige Schulungen unterstützt. Um aber auch die Systeme an die skalierte agile Arbeitsweise anzupassen, wurde 2021 in Kooperation mit Seibert Media „Agile Hive“ eingeführt.

Agile Hive passt als Tool zum Scope des Projekts und bietet die benötigten Funktionen, sowie die Möglichkeit, SAFe® in eine bestehende Jira Instanz einzubinden.
Dabei können unternehmerische Prioritäten über alle Ebenen hinweg bis auf Teams heruntergebrochen, PI-Kadenzen verwaltet und von den ARTs verplant werden. Außerdem werden Abhängigkeiten sichtbar, Objectives und Risks können nachgehalten und der Fortschritt automatisiert in Reports dargestellt werden.

18.000+

Angestellte insgesamt

300+

Filialen

2019

Start der agilen Transformation

17

Produkt- & Serviceteams

Die Säulen der agilen Transformation bei toom

Bei dem mehr als 140 Personen starken IT Bereich mit insgesamt 17 Teams stehen die Weiterentwicklung, sowie der Betrieb im Vordergrund.
Die agile Transformation steht unter dem Motto “Mut, Tempo und Beweglichkeit”.

Die agile Transformation startete Mitte 2019 mit einer Zustandsanalyse von Unternehmenskultur, den gelebten Prozessen und Strukturen sowie den eingesetzten Tools.

Die Definition der neuen Ablauforganisation war eines der ersten großen Themen. An diesem Punkt wurde unter anderem klar – die zur Zeit eingesetzten Tools erfüllen nicht vollständig die Anforderungen. Eine Kombination aus Jira und Confluence war vorhanden, bis dato jedoch nicht als eigene Instanz, was zu Herausforderungen wie einem Mangel an Transparenz geführt hat. Außerdem konnte die Skalierung von Scrum (SAFe®) in Jira nicht ohne Weiteres abgebildet werden – was weitere Herausforderungen mit sich brachte.

Die Entscheidung für Agile Hive ist Anfang 2021 gefallen, mittlerweile nutzen über 100 Mitarbeiter*innen im Agile Release Train das Tool täglich. Die Evaluation startete mit einem Proof of Concept und Testing. Die Einführung von Agile Hive begann gleich nach Abschluss eines PI Plannings. So waren die Teams zum nächsten Intervall gut gerüstet, um das folgende PIP direkt mit Hilfe von Agile Hive abbilden zu können.

“Wir sind agil, das haben wir geschafft! Wir haben die Prozesse und Rollen geschaffen, die Tools im Einsatz – all das ist akzeptiert und wird gelebt. Das agile Mindset muss jetzt noch gefestigt werden.”

Christine Heitmann, Teamlead Team Coaches | toom

“Endlich eine vernünftige und bezahlbare Lösung für SAFe® in Jira. Wir haben uns schon lange darauf gefreut und die ersten Eindrücke sind erstaunlich!”

Lukas Landwehr, Lead PO S/4HANA | toom

Was hat sich verändert?

Durch die Einführung von SAFe®, unterstützt durch Agile Hive, hat sich die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen deutlich verbessert. Anforderungen für die Organisation werden jetzt zentral über das Portfoliomanagement verwaltet.

Als herausragend ist die viel schnellere Kommunikation sowohl untereinander in den Teams, als auch zu den Stakeholdern zu nennen. Außerdem wurden deutlich kürzere Zyklen etabliert. Vereinfacht: Man wurde schneller, besser und zufriedener.

“Man kann sagen, dass die Geschwindigkeit und die Qualität unserer Arbeit enorm verbessert wurde, natürlich auch die Wahrnehmung und die Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern.”
Christine Heitmann | toom

Peter Weingärtner
Sales Consultant

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